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静岡の展示運営体制を打ち合わせました!


先日、Blog Modelersの有志で集まり、静岡での作品展運営を行なうに当たっての課題など頭出ししました。その際に出た議論のポイントを整理すると、以下のとおりです。

1)運営の役割分担を決めたほうがいいのではないか

参加人数が総勢25名に上ることもあり、今年の静岡においては組織的な動きが必要になると思われます。
そのような観点から、事前の準備・当日の設営・会場での対応等、準備から現地での活動までをスムーズに実行するため、運営の役割分担を決めたほうがいいという話になりました。具体的に必要と考えられる役割は、こんなところです。

・展示作品管理
・会計・懇親会手配
・写真撮影・記録
・展示卓レイアウト
・卓上製作物取りまとめ
・ネームタグ製作
・PC・IT環境手配
・展示卓設定

なお、それぞれの担当に関しては、自薦他薦で土日とも参加(とくに金曜日から参加)するメンバーを中心に、とりあえず以下のとおり決めさせていただきました(担当が決まっていないと、なかなか先に進みませんので。敬称略)。

・展示作品管理 → Kazu
・会計・懇親会手配 → PE・kisimoto
・写真撮影・記録 → magus
・展示卓レイアウト → ドカ山、AVRO
・卓上製作物取りまとめ → ドカ山、男爵
・ネームタグ製作 → るーぷあんてな
・PC・IT環境手配 → カトー、ゑびす
・展示卓設定 → 金曜から静岡入りするメンバー(ドカ山、AVRO、男爵、カトー、Kazu)
 →レイアウト、製作物、PC・IT、展示卓設定は一連の作業かつ一部現場  合わせ
  となるため金曜から静岡入りするメンバーを中心にまとめます。

なお、担当は適宜、サポートしてほしいメンバーを指名することができることとしたいと思います。また、この担当は、あくまでとりあえず決めたものですので、「私もこの役割をやりたい」「私はこういう点が得意だ」といったご希望をお持ちの方がいらっしゃれば、どんどんお申し出ください!

2)参加関連諸費用はみんなで分担したほうがいいのではないか

昨年の展示はありあわせの機材等を使用したため特段の費用は発生しませんでしたが、今年は展示卓が3卓となり参加人数も多くなったことを考慮して、展示卓レイアウト等出展にかかる諸費用は参加者で均等に割って負担することにしたいと思いますが、よろしいですか?

ただし大幅な費用の負担は想定せず、今のところ、例えばひとり1000円・合計25000円で賄える程度に抑えたいと考えています。
ということで、参加メンバーの方は、若干ながら参加関連費用をご負担いただきますようよろしくお願いいたします。

3)静岡での宿泊先はどうする?

原則、参加者各自で手配してください。
ご参考までに、トライアングルさんが宿泊に使う先をご紹介しておきます。また、近々に事務局からもホテルの紹介があると思いますので、その際には皆さんにご連絡します。

(ご参考)トライアングルさんの宿泊先:
  静岡ホテル 時之栖(ときのすみか)
  静岡県静岡市駿河区曲金6-1-54 Tel.054-285-0001

ちなみに会場周辺のメンバー専用駐車場への駐車許可証は20枚手配してあります(ただし、専用駐車場はかなり混雑します)。

参加メンバーの皆さんには、近々、静岡の宿泊先の確認とあわせて、交通手段についてもアンケートさせていただきますので、よろしくお願いします。なお、メンバー同士の同乗等の手配は各自で連絡を取り合って行なってください。

4)展示卓レイアウトについて

詳細は今後いろいろと詰めることになると思いますが、とりあえず次の方向感で勧めていきたいと考えています。

・敷布は統一感あるものを購入する(昨年の分と同様のものをKazuが購入)。
・昨年同様、展示卓にはひな壇を設定する(壇を作る箱はドカ山が手配)。
・原則として展示ベースをつける(ベースの大きさで作品スペースを管理)。
 ただし、形態(ディオラマにするか簡単なシートの上におくか等)は各自の判断で。

以上、取り急ぎキックオフの会合で決まったことをお伝えいたします。さらに、皆さんから色々とご意見やアイディアをいただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

なお、このポータルのユーザーIDとパスワードを、メンバーの皆さんに開放したいと思います。この場で開示するのもどうかと思いますので、ID/パスワードがご入用の方は、こちらまでご連絡ください!

コメント

こんばんは。
とりまとめ、ご苦労様です。
地方在住のため、今年も頼りっぱなしになるかと思いますが、よろしくお願いします。

会計・懇親会担当です

会計・懇親会担当のP.E・kisimotoです
今回の会計の基本は展示会「当日請求」「当日決済」でお願いしたいと思います。
ここでお支払いできないと来年の5月まで
待っていただく事になるやも知れませんので・・・・
BlogModelersの展示会に掛かった費用は計算してあらかじめメールしていただけると助かります。
参加費がいくらになるか判りませんが会場についたらいの一番で私を見つけていただき会費をお支払い下さいませ・・なんだかせこい様ですが・・お願いします。

もう一つの担当「懇親会担当」とは
20日の夕刻に行なわれる静岡模型工業会主催の懇親会以外に BlogModelersで集まって飲み会をしようと言う意味での 独自懇親会の事です。・・・よね
 泊まりで参加の方だけでも17人との事
予約を入れておかないと 飲み屋難民に成る可能性が高いため BMの懇親会に参加するしたい 飲みたい 方はあらかじめ手を挙げていただく必要があると思います。
その際は協力お願いします。

> ウイングバックさん
北海道からお越しいただけるだけでも大変なので、あまりお気になさらずにご参加ください。
皆さんで楽しく集まれるよう準備を進めていきたいと考えていますので、いろいろとご意見をいただければと思います。

> P.E・kisimotoさん
会計および懇親会(宴会)幹事、お疲れ様です。いろいろお手間をかけると思いますが、よろしくお願いします。

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